La incorporación de herramientas digitales ha supuesto un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan las vacaciones. Hace años, el método tradicional implicaba ponerse de acuerdo con tu compañero de departamento y, acto seguido, hacer la petición al jefe directo de manera distendida.
No obstante, este tipo de gestiones llegaban, en ocasiones, a desacuerdos entre los propios compañeros que se rifaban los días más apetecibles para disfrutar de un tiempo de descanso. Este hecho queda reflejado en un estudio de ADP Research Institute, que refleja que el 32% de los empleados europeos ha tenido conflictos con su jefe o con compañeros por la gestión de días libres o vacaciones.
Hoy en día, redactar un correo electrónico con la petición de días libres, o simplemente hacerlo de viva voz, es una cuestión que está quedando obsoleta. La digitalización de estos procesos se está implantando cada vez más, y con más fuerza, en todo tipo de empresas.
De hecho, es un aspecto clave que busca fidelizar el talento de las empresas, de igual forma que permite cuidar la salud mental de la plantilla con respecto a la ayuda que brinda para evitar una mala planificación de los días de desconexión de los trabajadores.
Otra de las ventajas de la digitalización es que todo queda registrado. Nadie puede olvidar si le quedan días de vacaciones o si ya los disfrutó todos. Incluso, existen soluciones en las que están establecidos los días de vacaciones, días libres, asuntos propios, permisos retribuidos y no retribuidos.
Este punto es clave para los dirigentes de compañías que pueden tener el control de los días libres de sus trabajadores de una forma ágil y eficaz, permitiendo una mejor administración, que sea más justa y equitativa.
Los beneficios de la digitalización
Las ventajas que plantea la introducción de un software, como planteamos desde PayFit, para la gestión de las vacaciones son múltiples: es posible centralizar toda la información, facilita la coordinación, mejora la comunicación multidireccional en la empresa, agiliza la toma de decisiones y optimiza los recursos.
Asimismo, permite aumentar la motivación de los trabajadores y la trazabilidad de los procesos y de la información, así como evitar pérdidas de información y un incremento con respecto a la automatización.
A simple vista, todo parece beneficioso. Incluso si seguimos ahondando, podemos destacar que no se trata simplemente de una mejora relativa a la administración; se trata de que los trabajadores se sientan escuchados y comprendidos, mejorando el ambiente laboral al equiparar los días de descanso de forma igualitaria.
Tanto es así que, tal y como refleja un informe elaborado por PwC, las organizaciones que digitalizan sus procesos de gestión reportan un 15% menos de bajas por estrés y un 35% reporta una reducción en conflictos derivados de la gestión de vacaciones.
Aunque aún lo recomendable es que los trabajadores se pongan de acuerdo antes de solicitar de forma digital los días de vacaciones en las plataformas establecidas, este sistema desemboca en la creación de un buen clima laboral y satisfacción del empleado.
Contar con las opiniones y necesidades de los empleados y poder distribuir sus días de descanso de la forma más óptima posible hará que sientan una gran satisfacción laboral, que puedan descansar realmente los días que estén fuera de la oficina y que vuelvan a trabajar siendo conocedores de que se encuentran trabajando en una empresa que tiene en cuenta sus necesidades.
Hace unos años, el hecho de digitalizar este sistema de organización era una cuestión que solo podían permitirse grandes empresas debido a su elevado coste. Sin embargo, en la actualidad es posible adquirir un software de alta calidad y muy accesible para cualquier negocio.
Por esta razón, nació PayFit, software de gestión laboral que brinda una variedad de funciones útiles. Entre ellas, destaca su módulo de ausencias y vacaciones para hacer que la digitalización de las vacaciones sea el siguiente paso que todas las empresas deberían dar.
